PowerPoint : présenter, imprimer, exporter
À la fin de cette leçon, vous saurez projeter votre présentation en diaporama, vous aider de notes que le public ne voit pas, puis la diffuser : en PDF, sur papier ou par un lien.
Vous souvenez-vous ?
Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.
Quelle différence y a-t-il entre une transition et une animation ?
La transition est l'effet du passage d'une diapositive à la suivante. L'animation fait apparaître ou bouger un élément à l'intérieur d'une diapositive.
Votre lettre Word est terminée. Quel fichier envoyez-vous, et lequel gardez-vous ?
On envoie le PDF, on garde le document Word pour le modifier. Vous allez faire de même avec la présentation.
Pour qu'il n'existe qu'une seule version d'un fichier, toujours à jour, que partage-t-on plutôt qu'une copie ?
Un lien. Et à chaque partage, deux réglages : qui peut ouvrir le lien, et s'il peut modifier ou seulement afficher.
Avant de lancer une impression, quelles sont les trois choses à regarder ?
Le nom de l'imprimante, l'aperçu et le nombre de pages.
À quoi ça sert
Le soir de la réunion, vous êtes debout devant vingt voisins, l'ordinateur relié au projecteur de la salle. Ce n'est pas le moment de chercher comment afficher la diapositive suivante. Il faut savoir lancer, avancer, revenir, quitter, sans y penser. Le lendemain, ceux qui n'ont pas pu venir vous demandent l'annonce : vous la leur envoyez dans un fichier que tout le monde sait ouvrir.
Comprendre
Le diaporama : la présentation en plein écran
Jusqu'ici, vous avez vu vos diapositives au milieu des outils : ruban, miniatures, notes. Le diaporama les affiche seules, en plein écran, une à la fois : c'est ce que voit le public. On le lance par l'onglet Diaporama, ou au clavier.Microsoft
| Vous voulez | Au clavier | Dans l'onglet Diaporama |
|---|---|---|
| Lancer depuis la première diapositive | F5 | À partir du début |
| Lancer depuis la diapositive affichée | Maj + F5 | À partir de la diapositive actuelle |
Une fois le diaporama lancé, il n'y a plus de bouton à l'écran. Tout se fait avec quelques touches.Microsoft
| Pendant le diaporama | Touches |
|---|---|
| Avancer | →, ↓, Espace, Entrée, ou un clic |
| Reculer | ←, ↑, Retour arrière |
| Première diapositive / dernière | Début / Fin |
| Quitter | Échap |
| Afficher la liste de toutes les touches | F1 |
Une touche remplace aussi la diapositive par un écran noir, le temps d'une discussion, puis la fait revenir. Les pages de Microsoft ne s'accordent pas sur cette touche : lisez-la dans la liste qu'affiche F1 pendant un diaporama.
Les notes et le mode Présentateur
Sous chaque diapositive se trouve le volet Notes. Vous y écrivez vos notes du présentateur : ce que vous voulez dire, un chiffre à ne pas oublier. Pendant la présentation, elles s'affichent sur votre écran et restent invisibles pour le public.Microsoft Si le volet est masqué, le bouton Notes, en bas de la fenêtre, le fait réapparaître.
C'est le mode Présentateur qui rend cela possible. Sur votre ordinateur, il affiche quatre choses ; sur le mur, le projecteur ne montre que la diapositive.Microsoft
| 2 Programme • 15 h : jeux pour les enfants • 17 h : tirage de la tombola • 19 h : buffet • 20 h 30 : soirée dansante |
3 Diapositive suivante : Comment s'inscrire |
| 4 Lire les quatre horaires lentement. Insister sur la tombola. |
- Avec un projecteur ou un second écran branché, le mode Présentateur s'affiche tout seul sur votre ordinateur quand vous lancez le diaporama.
- Avec un seul écran, pour répéter chez vous : Alt + F5.
- Il s'affiche sur le mauvais écran, et la salle voit vos notes ? En haut du mode Présentateur, cliquez sur Paramètres d'affichage, puis sur Basculer entre le mode Présentateur et le diaporama.
PowerPoint pour le web n'a pas de mode Présentateur : il faut la version de bureau. Vous pouvez tout de même y lancer le diaporama par l'onglet Diaporama, et y écrire des notes.Microsoft
Répéter avant le jour J
Une présentation se répète à voix haute, en entier, au moins une fois. Les conseils de Microsoft tiennent en quatre lignes : ne lisez pas vos diapositives ; restez dans le temps prévu ; arrivez en avance pour vérifier le matériel ; ne supposez jamais que tout fonctionnera du premier coup sur un autre ordinateur que le vôtre.Microsoft
Diffuser : PDF, papier ou lien
| Vous voulez | Chemin | À savoir |
|---|---|---|
| Envoyer l'annonce à tout le monde | FichierExporterCréer un document PDF/XPS, puis Publier | Le PDF fige la mise en forme : on le lit sans avoir PowerPoint, on ne peut pas le modifier. |
| Distribuer des feuilles | FichierImprimer, puis, sous Paramètres, la zone réglée sur Diapositives en mode Page entière | La section Documents de cette zone met plusieurs diapositives par page. Pages de notes imprime chaque diapositive avec ses notes. |
| Travailler à plusieurs sur la présentation | Bouton Partager, en haut à droite | La présentation doit être rangée sur OneDrive. Mêmes réglages qu'à la leçon 18 : Peut modifier ou Peut afficher. |
Ces chemins sont ceux de la version de bureau.MicrosoftMicrosoft Dans PowerPoint pour le web, le PDF s'obtient par FichierExporterTélécharger au format PDF. Pour montrer vos diapositives à distance, dans une réunion en ligne, rendez-vous à la leçon 43.
À vous de jouer
Entraînez d'abord vos doigts ici, dans la page : ce sont les touches que vous utiliserez debout, sans regarder le clavier.
Sur votre ordinateur : une note, puis le diaporama
- Ouvrez l'Explorateur de fichiers (⊞ Win + E), allez dans DocumentsFormation et double-cliquez sur
2026-12-12_Presentation_Fete-de-quartier. Cliquez sur la miniature 3, « Programme ». la présentation de la leçon 40, avec son thème. La diapositive « Programme » est affichée au centre. - Sous la diapositive, cliquez dans le volet Notes et saisissez
Lire les quatre horaires lentement. Insister sur la tombola.la phrase s'écrit sous la diapositive, pas dessus. (Pas de volet Notes ? Cliquez sur le bouton Notes, en bas de la fenêtre.) - Appuyez sur F5. la diapositive 1 occupe tout l'écran : plus de ruban, plus de miniatures. (Rien ne se passe ? Sur certains portables, il faut maintenir la touche Fn en appuyant sur F5. Sinon : onglet Diaporama, puis À partir du début.)
- Avancez trois fois : une fois avec →, une fois avec Espace, une fois avec un clic. les diapositives 2, 3 et 4 se succèdent, avec la transition choisie à la leçon 40. Sur « Programme », votre note n'apparaît nulle part : c'est voulu.
- Appuyez sur ←, puis sur Fin, puis sur Début. vous revenez à « Programme », vous sautez à « Contact », puis à « Fête de quartier ».
- Appuyez sur Échap. le diaporama s'arrête. Vous retrouvez la fenêtre de PowerPoint, avec le ruban et les miniatures.
- Cliquez sur la miniature 3, puis appuyez sur Maj + F5. Regardez, puis Échap. le diaporama démarre directement sur « Programme », sans repasser par le début.
- Appuyez sur Alt + F5. Avancez jusqu'à « Programme », lisez votre note, puis quittez avec Échap. le mode Présentateur : la diapositive en cours, la suivante, un minuteur qui tourne et, sur « Programme », votre note. (Dans PowerPoint pour le web, ce mode n'existe pas : passez cette étape.)
Sur votre ordinateur : le PDF et l'aperçu avant impression
- Onglet Fichier, puis Exporter, puis Créer un document PDF/XPS ; cliquez ensuite sur le bouton du même nom. une fenêtre « Publier comme PDF ou XPS », qui ressemble à la fenêtre Enregistrer sous.
- Vérifiez que le dossier est bien DocumentsFormation et que le nom est
2026-12-12_Presentation_Fete-de-quartier; sinon, corrigez-les. Sous Optimiser pour, choisissez Taille minimale, puis cliquez sur Publier. la fenêtre se ferme. Selon le réglage de l'ordinateur, le PDF s'ouvre aussitôt dans une autre fenêtre : fermez-la. - Ouvrez l'Explorateur de fichiers (⊞ Win + E), allez dans DocumentsFormation et double-cliquez sur le fichier PDF. deux fichiers portent le même nom, avec deux icônes différentes : la présentation (.pptx) et le PDF. Le PDF s'ouvre, le plus souvent dans Microsoft Edge : cinq pages, une par diapositive.
- Revenez dans PowerPoint. Onglet Fichier, puis Imprimer. Sous Paramètres, cliquez sur la zone Diapositives en mode Page entière et, dans la section Documents, choisissez une mise en page à plusieurs diapositives. l'aperçu montre plusieurs diapositives réunies sur une seule feuille, au lieu de cinq feuilles.
- N'imprimez pas : appuyez sur Échap pour revenir à la présentation, puis sur Ctrl + S. Fermez PowerPoint. aucune feuille ne sort de l'imprimante. La présentation est enregistrée avec sa note. (Échap ne ramène pas à la présentation ? Cliquez sur la flèche de retour, en haut à gauche de l'écran d'impression.)
Le PDF porte le nom de la présentation, celui de la règle de la leçon 8, et il est rangé à côté d'elle. Taille minimale donne un fichier léger, fait pour partir en pièce jointe (leçon 20) ; pour une impression soignée, choisissez Standard.
Recommencez seul : la répétition générale
Lancez le mode Présentateur avec Alt + F5 et présentez la fête à voix haute, debout, comme si la salle était pleine. Ne lisez pas les diapositives : dites une ou deux phrases sur chacune, puis avancez. Regardez le minuteur à la fin : deux à trois minutes suffisent pour cinq diapositives. Un proche est disponible ? Présentez-lui, et demandez-lui ce qu'il a retenu.
Les pièges classiques
Lire ses diapositives, dos au public. Le public sait lire. Regardez-le, et dites ce qui n'est pas écrit : vos notes sont là pour cela.
Découvrir le matériel le jour même. Un câble qui manque, un projecteur qui n'affiche rien, le mode Présentateur du mauvais côté : cela se règle en arrivant en avance, pas devant vingt personnes.
Envoyer la présentation à quelqu'un qui n'a pas PowerPoint. Il ne pourra peut-être pas l'ouvrir. Envoyez le PDF.
Corriger une diapositive après avoir fait le PDF. Le PDF garde l'ancienne version, comme pour une lettre Word. Refaites-le par le même chemin.
Vérifiez vos acquis
La salle est prête. PowerPoint affiche la diapositive 4, mais vous voulez commencer par la première. Sur quoi appuyez-vous ?
- La touche F5
- Maj + F5
- Alt + F4
F5 lance le diaporama depuis le début. Maj + F5 le lancerait depuis la diapositive affichée, ici la 4. Alt + F4 fermerait la fenêtre.
En plein diaporama, vous êtes passé trop vite sur une diapositive. Comment y revenez-vous ?
- Avec la flèche gauche
- Avec la touche Échap
- Avec la barre d'espace
La flèche gauche recule d'une diapositive. Échap quitterait le diaporama ; la barre d'espace avancerait encore.
Vous voulez garder sous les yeux une phrase à dire, sans que le public la voie. Où l'écrivez-vous ?
- Dans le titre principal
- Dans le volet Notes
- Dans une petite forme
Les notes du présentateur s'affichent sur votre écran en mode Présentateur et restent invisibles pour le public. Tout ce qui est sur la diapositive, titre ou forme, est projeté.
Une voisine qui n'a pas PowerPoint veut recevoir l'annonce par courriel. Que joignez-vous ?
- Le fichier PDF
- Le fichier .pptx
- Une capture d'écran
Le PDF s'ouvre partout, sans PowerPoint, et sa mise en forme est figée. Le fichier .pptx demande PowerPoint ; une capture ne montrerait qu'une diapositive.
Vous distribuez l'annonce sur papier, en économisant les feuilles. Que choisissez-vous dans l'écran d'impression ?
- Une diapositive par page
- Les pages de notes
- Plusieurs diapositives par page
La section Documents réunit plusieurs diapositives sur une feuille. Une diapositive par page consomme cinq feuilles ; les pages de notes aussi, et elles montrent vos notes.
La réunion a lieu demain. Quelle préparation est la plus utile ce soir ?
- Répéter le diaporama entier
- Ajouter encore des animations
- Réécrire toutes les diapositives
Répéter à voix haute, en entier, montre ce qui accroche et combien de temps il faut. Ajouter des effets ou tout réécrire la veille crée des surprises.
À retenir
- F5 lance le diaporama depuis le début, Maj + F5 depuis la diapositive affichée.
- Avancer : →, Espace ou un clic. Reculer : ←. Quitter : Échap.
- Les notes du présentateur s'écrivent sous la diapositive ; le mode Présentateur (Alt + F5) les affiche pour vous seul, avec la diapositive suivante et le temps écoulé.
- On répète à voix haute avant le jour J, et l'on vérifie le matériel en arrivant.
- Pour envoyer : le PDF, par FichierExporterCréer un document PDF/XPS. Pour le papier : plusieurs diapositives par page. Pour travailler à plusieurs : un lien.
Fiches : Mémo Word et PowerPoint et Raccourcis clavier, rubrique « PowerPoint ». Leçons précédentes : créer une présentation et l'habiller.
Pour aller plus loin
La page officielle à lire : « Présenter votre diaporama » (Microsoft). Elle décrit le lancement du diaporama dans la version de bureau et dans la version web.
Pour le mode Présentateur : « Démarrer la présentation et consulter vos notes dans le mode Présentateur » (Microsoft). Elle montre comment l'ouvrir avec un ou deux écrans, et comment le changer d'écran.