Excel : mise en forme conditionnelle et graphiques

Vous souvenez-vous ?

Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.

Comprendre

Une règle, pas un coup de pinceau

La mise en forme conditionnelle tient en une phrase : « si la cellule remplit telle condition, alors colore-la ». Vous posez la règle une fois, sur une plage. Excel l'applique à chaque cellule, et la réapplique dès qu'une valeur change. Une couleur posée à la main, elle, reste là même quand le montant a été corrigé.

Le bouton Mise en forme conditionnelle se trouve dans l'onglet Accueil du ruban, groupe Styles. Son premier menu, Règles de mise en surbrillance des cellules, contient les règles prêtes à l'emploi.Microsoft

Comme un format de nombre, une règle ne touche qu'à l'apparence : les valeurs restent intactes. Pour l'enlever, le même bouton propose Effacer les règles ; pour la relire ou la modifier, Gérer les règles.Microsoft Il existe aussi des règles écrites avec une formule, pour colorer par exemple toute cotisation non payée dont la date limite est dépassée. Vous retrouverez la mise en forme conditionnelle dans le projet de la leçon 44, pour signaler les catégories qui dépassent leur budget.

Un graphique porte un seul message

Un graphique ne remplace pas le tableau : il fait passer une idée d'un coup d'œil. Choisissez-le d'après ce que vous voulez dire.Microsoft

Les secteurs s'emploient avec parcimonie. Microsoft ne les conseille que s'il y a une seule colonne de valeurs, aucune valeur négative, et sept catégories au plus.Microsoft Au-delà, les parts deviennent illisibles : préférez des barres.

Enfin, un graphique a un titre et des unités. « Dépenses par catégorie (en euros) » dit de quoi l'on parle. Sans cela, votre lecteur ne sait pas s'il regarde des euros, des centaines d'euros ou un nombre d'achats.

À vous de jouer

Tout se passe dans le vrai Excel, sur la liste des dépenses du foyer.

1. Faire ressortir les grosses dépenses

1. Ouvrez un exemplaire neuf du classeur : cliquez sur depenses.xlsx, puis ouvrez le fichier téléchargé. Si un bandeau jaune signale un mode protégé, cliquez sur son bouton pour autoriser la modification. la feuille Dépenses : 60 dépenses, lignes 2 à 61. Les montants sont en colonne F.
2. Sélectionnez les montants : cliquez sur F2, faites défiler jusqu'en bas de la liste, maintenez la touche Maj et cliquez sur F61. la plage F2:F61 est sur fond coloré. Tout en bas de la fenêtre, la barre d'état indique une somme de 3 739,41.
3. Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sur Règles de mise en surbrillance des cellules, puis sur Supérieur à. une petite boîte de dialogue : à gauche une zone pour la valeur, à droite la mise en forme proposée.
4. Dans la zone de gauche, saisissez 100. Gardez la mise en forme proposée et cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur une cellule vide pour mieux voir. 7 montants sont colorés. Le premier est en F5 : 720,00, le loyer d'octobre. Le dernier est en F58 : 189,00, la révision de la voiture.
5. Vérifiez que la règle suit les données : en F2, saisissez 101,70 et validez. Puis annulez avec Ctrl + Z. F2 se colore dès la validation. Après l'annulation, F2 affiche de nouveau 1,70 et perd sa couleur.
6. Posez une seconde règle, sur du texte cette fois. Sélectionnez les moyens de paiement, de E2 à E61, comme vous l'avez fait pour les montants. Puis Mise en forme conditionnelle, Règles de mise en surbrillance des cellules, Texte qui contient. Saisissez Virement et cliquez sur OK. 2 cellules se colorent : E5 et E34. Ce sont les deux loyers, les seules dépenses payées par virement.

2. Illustrer les dépenses par catégorie

Vous allez représenter les huit totaux par catégorie obtenus en leçon 35 :

1. En bas de la fenêtre, à droite des noms des feuilles, cliquez sur le petit bouton +. une nouvelle feuille, vide, s'affiche.
2. Recopiez le tableau ci-dessus à partir de la cellule A1 : les deux en-têtes en ligne 1, puis une catégorie par ligne. Tab passe à la cellule de droite, Entrée à la ligne suivante. Sélectionnez ensuite B2:B9 pour contrôler votre saisie. les huit montants sont alignés à droite. La barre d'état indique une somme de 3 739,41 : le total de la liste. Aucune faute de frappe.
3. Sélectionnez A1:B9 : cliquez sur A1 et faites glisser jusqu'à B9. Dans l'onglet Insertion, cliquez sur Graphiques recommandés. une boîte de dialogue à deux onglets, Graphiques recommandés et Tous les graphiques, avec un aperçu de chaque proposition.
4. Choisissez la proposition à barres verticales (l'histogramme), puis cliquez sur OK. un graphique se pose sur la feuille : huit barres, la plus haute pour Logement, la plus basse pour Santé.
5. Donnez-lui un vrai titre : cliquez une fois sur le titre, en haut du graphique. Saisissez Dépenses par catégorie (en euros), puis validez avec Entrée. pendant la saisie, le texte s'écrit dans la barre de formule. Après Entrée, il remplace le titre du graphique.
6. Vérifiez que le graphique suit les données : en B5, saisissez 2075,58 et validez. Puis annulez avec Ctrl + Z. la barre de Santé devient aussitôt la plus haute, puis reprend sa taille.

Un graphique se redessine donc tout seul, comme une formule. Le tableau croisé dynamique, lui, demandait un Actualiser. Vous pouvez fermer ce classeur sans l'enregistrer.

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