Outlook : le calendrier, rendez-vous et rappels
À la fin de cette leçon, vous saurez inscrire un rendez-vous dans votre calendrier, inviter quelqu'un à une réunion, et programmer un événement qui revient chaque semaine, chaque mois ou chaque année, avec son rappel.
Vous souvenez-vous ?
Cherchez la réponse dans votre mémoire avant de l'afficher. C'est cet effort, même sans trouver, qui fait retenir.
Un courriel demande une action que vous ferez la semaine prochaine. Comment le signalez-vous dans Outlook ?
Par un indicateur : le petit drapeau au bout de sa ligne. C'est le « marquer » de la méthode « traiter, classer ou marquer ».
Quelle est la différence entre « Répondre » et « Répondre à tous » ?
« Répondre » n'écrit qu'à l'expéditeur. « Répondre à tous » écrit à l'expéditeur et à tous les autres destinataires.
Vous cliquez sur le bouton ─ d'une fenêtre. L'application est-elle fermée ?
Non. Réduire ne ferme pas : l'application reste ouverte dans la barre des tâches, où un clic la fait revenir.
À quoi ça sert
Le médecin dans trois semaines, la réunion de l'association jeudi soir, l'anniversaire d'une amie, le relevé du compteur à transmettre chaque mois : une vie ordinaire est pleine de dates. Un rendez-vous oublié, et tout est à reprendre : rappeler, s'excuser, attendre une nouvelle date. Votre mémoire n'a pas à porter ces dates : le calendrier d'Outlook les porte, et vous prévient à temps.
Comprendre
Ouvrir le calendrier
Le calendrier est la partie d'Outlook qui tient vos rendez-vous, vos réunions et vos rappels. Pour l'afficher, cliquez sur l'icône en forme de calendrier, dans la petite colonne d'icônes au bord gauche de la fenêtre (en bas à gauche dans certaines versions de l'Outlook classique). L'icône en forme d'enveloppe vous ramène au courrier.
| Lun. 16 | Mar. 17 | Mer. 18 | Jeu. 19 | Ven. 20 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Journée | 1 Relevé du compteur ↻ | ||||
| 10:00 | 3 Médecin | ||||
| 18:30 | 2 Réunion des Voisins des Tilleuls |
Rendez-vous ou réunion ?
| Rendez-vous | Réunion | |
|---|---|---|
| Pour qui | Pour vous seul. | Pour vous et des invités. |
| Exemple | Le médecin mardi à 10 h ; le relevé du compteur. | La réunion qui prépare la fête de quartier, avec les bénévoles de l'association. |
| Ce qui se passe | Il s'inscrit dans votre calendrier. | Chaque invité reçoit une invitation par courriel et y répond. |
Un rendez-vous devient une réunion dès que vous y ajoutez des participants.Microsoft Les boutons diffèrent selon votre version :Microsoft
- Nouvel Outlook : un seul bouton, Nouvel événement. Pour en faire une réunion : Inviter des participants. On termine par Enregistrer, ou par Envoyer s'il y a des invités.
- Outlook classique : deux boutons, Nouveau rendez-vous et Nouvelle réunion. On termine par Enregistrer et fermer, ou par Envoyer pour une réunion.
La périodicité : saisir une fois ce qui revient
Un événement qui revient ne se saisit pas douze fois. On le crée une fois, puis on demande à Outlook de le répéter : c'est la périodicité. Elle peut être de chaque semaine (un cours de gymnastique), de chaque mois (le relevé du compteur, une réunion mensuelle) ou de chaque année (un anniversaire). Nouvel Outlook : bouton Périodique, puis vous choisissez l'intervalle dans la fenêtre Répéter. Outlook classique : bouton Périodicité, puis Hebdomadaire, Mensuelle ou Annuelle.Microsoft Pour un événement sans heure précise, activez l'option Toute la journée.
Le rappel : être prévenu à temps
Le rappel est une alerte qui s'affiche avant l'événement. Par défaut, il apparaît 15 minutes avant.Microsoft C'est bien pour un appel téléphonique à passer. C'est trop court pour un rendez-vous à l'autre bout de la ville, et inutile pour un anniversaire dont le cadeau reste à acheter. La liste Rappel de l'événement permet de choisir une avance plus longue : un jour, une semaine.
Répondre à une invitation
L'invitation à une réunion arrive dans votre boîte de réception. Elle se traite d'un seul bouton : vous acceptez, vous acceptez provisoirement, ou vous refusez.Microsoft Répondez toujours : l'organisateur compte sur votre réponse pour savoir qui sera là.
Consulter les disponibilités avant d'inviter
Inviter quelqu'un sur un créneau déjà pris, c'est provoquer trois courriels pour changer d'heure. Avant d'envoyer une invitation, assurez-vous que le créneau convient : demandez-le de vive voix, par téléphone ou par courriel.
Au travail ou à l'école, Outlook peut vous éviter la question. Avec un compte professionnel ou scolaire, la fenêtre de la réunion propose l'Assistant Planification, qui montre les plages déjà occupées de chaque invité : vous choisissez un créneau libre pour tous, puis vous envoyez. Cet assistant demande un compte professionnel ou scolaire : avec un compte personnel, il n'est pas disponible.Microsoft
Dans le nouvel Outlook, le bouton Réunion Teams de l'événement en fait une réunion en ligne. Vous apprendrez à y participer à la leçon 43.
À vous de jouer
Sur votre ordinateur
Vous allez créer, seul, un événement qui revient chaque mois. Puis vous enverrez une invitation d'essai : à un proche ou à un collègue que vous aurez prévenu, ou, si vous êtes seul, à une autre de vos adresses de courriel.
- Dans Outlook, cliquez sur l'icône en forme de calendrier, au bord gauche de la fenêtre. une grille de jours remplace la liste des courriels. La date d'aujourd'hui est mise en évidence.
- À gauche du ruban, cliquez sur Nouvel événement (nouvel Outlook) ou sur Nouveau rendez-vous (classique). une fenêtre s'ouvre, avec une ligne pour le titre, des dates et des heures.
- Dans la ligne du titre (nommée Objet dans l'Outlook classique), saisissez
Relevé du compteur. Choisissez une date dans les jours qui viennent. Activez Toute la journée. les heures de début et de fin disparaissent : il ne reste que la date. - Cliquez sur Périodique (nouvel Outlook) ou Périodicité (classique). Choisissez une répétition mensuelle, puis validez avec Enregistrer ou OK. l'événement indique maintenant qu'il se répète chaque mois.
- Ouvrez la liste Rappel et choisissez une avance d'un jour. la liste affiche maintenant la durée que vous avez choisie.
- Cliquez sur Enregistrer (nouvel Outlook) ou Enregistrer et fermer (classique). la fenêtre se ferme. « Relevé du compteur » apparaît dans la grille, à la date choisie.
- Avancez d'un mois avec la flèche placée au-dessus de la grille. l'événement figure aussi le mois suivant, sans que vous l'ayez saisi de nouveau.
- Créez maintenant une réunion. Nouvel Outlook : Nouvel événement, puis Inviter des participants. Classique : Nouvelle réunion, puis la ligne À. Saisissez le titre
Essai - réunion de l'associationet l'adresse de votre invité : le proche ou le collègue prévenu, ou votre autre adresse si vous êtes seul. le nom ou l'adresse de votre invité figure parmi les participants. - Choisissez pour demain une demi-heure qui convient à votre invité, puis cliquez sur Envoyer. Avec un compte professionnel ou scolaire, cliquez d'abord sur Assistant Planification pour voir ses plages occupées. la réunion apparaît dans votre calendrier. Votre invité reçoit l'invitation dans sa boîte de réception. Si l'invité, c'est vous, ouvrez la boîte de réception de votre autre adresse (la leçon 19 montre comment l'ajouter à Outlook) et acceptez l'invitation.
Vous n'avez qu'une seule adresse et personne à inviter aujourd'hui ? Lisez les deux dernières étapes sans les faire. Vous y reviendrez le jour où vous aurez une vraie réunion à organiser.
Les pièges du calendrier
Une seule date, ou toute la série ? Quand vous modifiez ou supprimez un événement périodique, Outlook demande si le changement vaut pour cette seule date ou pour toute la série. Lisez la question avant de répondre : supprimer la série efface l'événement de tous les mois à venir.
Fermer le rappel n'est pas faire la chose. Quand un rappel s'affiche, deux bons choix : faire ce qu'il annonce, ou lui demander de revenir plus tard. Le faire disparaître pour de bon, c'est rendre l'événement de nouveau invisible.
Le rappel de 15 minutes sur ce qui se prépare. Pour un papier à réunir avant un rendez-vous ou un cadeau à acheter, il vous préviendra quand il sera trop tard. Dès qu'un événement demande une préparation, réglez le rappel sur un jour ou plus.
Vérifiez vos acquis
Vous voulez réserver deux heures jeudi pour trier seul vos papiers. Que créez-vous dans le calendrier ?
- Un rendez-vous
- Une réunion
- Une règle
Un rendez-vous est une plage réservée pour vous seul. Une réunion suppose des invités. Une règle ne concerne pas le calendrier : elle range les courriels.
Vous transmettez le relevé de votre compteur tous les mois. Comment l'inscrire dans votre calendrier ?
- Douze rendez-vous séparés
- La périodicité mensuelle
- Un indicateur mensuel
On crée l'événement une fois et on le rend périodique : Outlook le répète chaque mois. Douze saisies, c'est douze occasions de se tromper de date. L'indicateur, lui, marque un courriel, pas une date.
Vous inscrivez l'anniversaire d'une amie, à qui vous voulez envoyer une carte par la poste. Quel rappel choisissez-vous ?
- Quinze minutes avant l'anniversaire
- Aucun rappel, c'est inutile
- Une semaine avant l'anniversaire
Le rappel doit laisser le temps d'agir. Quinze minutes, la valeur par défaut, conviennent à un appel à passer, pas à une carte à choisir, à écrire et à poster.
Vous organisez mardi une réunion avec trois bénévoles de l'association. Que faites-vous avant d'envoyer l'invitation ?
- Vérifier leurs disponibilités
- Créer trois rendez-vous
- Poser un indicateur
Une invitation sur un créneau déjà pris provoque des échanges pour changer d'heure. Avec un compte personnel, on pose la question avant d'inviter ; avec un compte professionnel ou scolaire, l'Assistant Planification montre les plages occupées de chacun.
Vous recevez une invitation à une réunion à laquelle vous ne pourrez pas assister. Que faites-vous ?
- Vous supprimez le courriel
- Vous refusez l'invitation reçue
- Vous ne répondez rien
Refuser par le bouton de l'invitation renseigne l'organisateur. Supprimer le courriel ou ne rien répondre le laisse sans nouvelle : il vous attendra.
À retenir
- Rendez-vous = pour soi ; réunion = avec des invités, qui reçoivent une invitation.
- La périodicité répète un événement chaque semaine, chaque mois ou chaque année : on le saisit une seule fois.
- Le rappel est de 15 minutes par défaut : pour ce qui se prépare, réglez-le sur un jour ou plus.
- Une invitation se traite toujours : accepter ou refuser.
- On consulte les disponibilités avant d'inviter : au travail ou à l'école, l'Assistant Planification les montre ; chez soi, on pose la question.
Fiches : Mémo Outlook et Teams · Routines numériques. Leçon précédente : classer, rechercher, automatiser.
Pour aller plus loin
La page officielle à lire : « Planifier une réunion ou un événement dans Outlook » (Microsoft). Elle a un onglet par version et détaille les participants, l'Assistant Planification et la périodicité.
Pour régler les rappels : « Ajouter ou supprimer des notifications ou des rappels dans Outlook » (Microsoft).